카카오톡 알림톡으로 연말정산 기부금영수증 발급 안내하기

홈페이지에 기부금영수증 발급을 안내해도 뒤늦게 영수증을 요청하는 후원자 분들이 많으시죠? 카카오톡 알림톡과 온라인 마이페이지를 활용해 연말정산 기부금영수증 업무를 보다 편리하게 진행해 보세요. 이번 글의 목차는 다음과 같습니다.

[목차]

  1. 후원자에게 기부금영수증 발급정보를 수집하세요.
  2. 기부금영수증을 일괄생성하고 연말정산 간소화 자료를 국세청 홈택스에 제출하세요.
  3. 연말정산간소화 자료 제출 시기를 놓친 후원자에게는 마이페이지를 안내해 주세요.

1. 후원자에게 기부금영수증 발급정보를 수집하세요

기부금영수증 발급은 후원자의 기부금영수증 발급정보(이름/주민등록번호)가 있어야 가능합니다. 국세청 홈택스에 연말정산간소화 자료를 제출해야 하는 마감기한(2021년 1월 7일 목요일, 제출시간 08시~22시)을 고려해 기부금영수증 발급정보를 최대한 수집하고, 기부금영수증 업무를 꼼꼼히 처리할 수 있는 시간을 확보하는 것이 중요합니다.​

홈페이지에 공지글을 올리는 것뿐만 아니라, 카카오톡/문자/이메일과 같은 푸시(Push)메시지를 사용해서 보다 많은 후원자에게 기부금영수증 발급정보를 요청해 주세요. 아래는 연락처를 가지고 있는 전체 후원자들에게 보내는 기부금영수증 발급절차 안내 메시지 예시입니다.

(왼쪽)굿네이버스 플러스친구에서 발송한 기부금영수증 안내, (오른쪽)그린피스에서 이메일로 발송한 기부금영수증 안내

다만 메시지를 받은 후에도 영수증 발급정보를 입력하지 않으시는 분들이 있습니다. 이 경우에는 전체 후원자 대상으로 메시지를 다시 보내는 대신, 후원을 했지만 현재 시점까지 기부금영수증 발급정보가 등록되지 않은 후원자에게만 개인화된 제목과 안내문구로 추가 메시지를 보내는 것이 효율적입니다. 아래 예시처럼, 마감기한을 강조하는 것이 발급정보 확보에 도움이 될 수 있습니다.

(왼쪽)유엔세계식량계획의 기부금영수증 안내, (오른쪽)도너스에서 테스트로 발송한 기부금영수증 안내

아래 분류처럼 몇 차례의 메시지를 미리 만들어 놓고, 기부금영수증 발급정보가 없는 후원자 명단을 추려내어 메시지를 발송하는 업무 프로세스를 준비해 보세요.

  • 1차 리마인드 메시지 발송 : 12월 31일 10일 전 / 전체 후원자 대상
  • 2차 리마인드 메시지 발송 : 12월 31일 5일 전 / 5일 전 기부금영수증 발급정보 미입력자 대상
  • 3차 리마인드 메시지 발송 : 12월 31일 2일 전 / 2일 전 기부금영수증 발급정보 미입력자 대상

도너스를 사용하면, 기부금영수증 발급정보 수집 업무가 다음과 같이 쉬워집니다.

1) 원하는 조건의 명단을 실시간으로 확보해, 도너스에서 한 번에 메시지 발송하기

도너스에서 통합 관리하는 후원자들에게 대량 메시지 발송이 가능합니다. 메시지 발송 솔루션을 별개로 사용할 필요 없이 도너스의 메시지 기능을 사용하면 됩니다. 또한, 메시지 도달률을 높이기 위해 이메일과 문자/카카오톡을 동시에 보낼 수 있습니다.

도너스의 메시지 발송 화면. 이메일, 문자/카카오톡을 선택해 메시지를 보낼 수 있다.

또한, 상세검색 기능을 사용해 ‘2020년 기부금 납부자’와 ‘주민등록번호 미입력’을 조합하면, 아직 기부금영수증 발급정보를 입력하지 않은 후원자 명단을 실시간으로 확보할 수 있습니다.

도너스 상세검색 화면

2) 도달률이 높은 카카오톡 알림톡 사용하기

대부분의 사람에게 친숙한 매체인 카카오톡 메시지는 문자/이메일에 비해 오픈율이 높아서, 기부금영수증 발급처럼 중요한 메시지의 전달에 더 효과적입니다.​

또한, 카카오톡 알림톡은 ‘정보성 메시지’를 발송하는 것이므로 우리 비영리조직의 카카오톡 플러스친구와 친구를 맺지 않은 후원자에게도 메시지를 보낼 수 있으며, 메시지에 후원자 각각의 성함을 반영하는 개인화 메시지 발송도 가능합니다. 1,000자까지 넉넉하게 발송이 가능하며 건당 발송료가 10 원으로 문자 메시지에 비해 저렴한 점 역시 카카오톡 알림톡의 장점입니다.

+ 지금까지 도너스로 카카오톡 알림톡을 발송한 비영리조직들은 알림톡 발송을 계기로 플러스친구 수가 크게 증가하기도 했습니다. 알림톡은 친구가 아니었던 카카오톡 사용자들에게도 발송이 가능하기 때문에 알림톡 수신을 계기로 내가 후원하는 조직의 채널을 구독하려는 후원자들이 많았기 때문입니다. 후원 관련 소식을 더 듣고 싶어하는 분들에게, 비영리조직이 보다 자연스럽게 다가가는 기회가 생기는 것 또한 카카오톡 알림톡의 부가적인 장점입니다.

(왼쪽)친구를 맺은 사람만 볼 수 있는 일반적인 카카오톡 메시지, (오른쪽)연락처가 있는 후원자 모두에게 보낼 수 있는 알림톡 메시지

3) 후원자가 온라인 마이페이지에서 간편하게 기부금영수증 발급정보 입력하기

후원자는 개인정보를 비영리조직에게 전화나 문자로 알려주는 대신, 메시지에 포함된 링크를 클릭해서 ‘온라인 마이페이지’에 접속해 자신의 기부금영수증 발급정보를 직접 입력할 수 있습니다. 후원자는 개인정보를 안심하고 입력할 수 있고, 비영리조직 담당자도 많은 후원자 분들을 대상으로 발급정보를 효율적으로 모을 수 있습니다.

기부금영수증 발급정보를 입력하는 마이페이지 화면

2. 기부금영수증을 일괄생성하고 연말정산 간소화 자료를 국세청 홈택스에 제출하세요

기부금영수증 발급정보를 최대한 확보하셨다면 (1) 2020년 후원내역에 대한 기부금영수증을 발급하고, (2) 국세청에서 요구하는 표준서식으로 연말정산간소화 자료를 제출할 차례입니다. 국세청에서 정한 마감일인 2021년 1월 7일 목요일(제출시간 08시~22시)까지 국세청 홈택스 홈페이지에서 자료를 제출하시면 됩니다.​

도너스를 사용하면, 손이 많이 가는 기부금영수증과 연말정산간소화 자료를 간편하게 일괄 생성할 수 있습니다. 도너스 활용방법을 아래 링크에서 확인해 보세요.

▶ 연말정산간소화 자료 생성 및 국세청 홈택스 제출하기

3. 연말정산간소화 자료 제출 시기를 놓친 후원자에게는 마이페이지를 안내해 주세요

깜빡하고 연말정산간소화 자료 제출 시기를 놓친 후원자분들이 뒤늦게 기부금영수증 발급을 요청하는 경우가 있습니다. 이럴 때는 일일히 주민등록번호를 수집한 뒤 기부금영수증을 발급하고, 이메일이나 팩스로 영수증 파일을 보내드리게 되는데 담당자 입장에서는 상당히 소요가 많은 작업입니다.​

도너스를 사용하면, 연말정산간소화 자료 제출 후의 기부금영수증 발급과 후원자 응대 업무를 보다 효율적으로 진행할 수 있습니다. (1)요청을 한 후원자에게 도너스의 마이페이지 링크를 전달드려 기부금영수증 발급 정보를 입력하도록 하고, (2)도너스에서 기부금영수증을 발급한 다음 (3)다시 후원자에게 마이페이지 링크를 전달해 주시면 됩니다. 후원자는 마이페이지에 접속해 발급된 기부금영수증 PDF를 직접 확인하고 다운로드할 수 있습니다.

데스크탑에서 접속한 마이페이지 화면. 기부금영수증 PDF 조회 및 다운로드 가능

기부금영수증 업무 프로세스를 쉽고 정확하게 해결하고 싶으신가요? 아래 링크에서 도너스의 기부금영수증 관련 핵심 기능과 활용법을 자세히 확인해 보세요 🙂

도너스 기부금영수증, 연말정산 기능 및 활용법


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